La gestión de proyectos conforma una serie de perspectivas teóricas y prácticas que se aplican para administrar, diseñar y orientar los esfuerzos dentro de un proyecto corporativo, civil o tecnológico de principio a fin. Si piensas estudiar una maestría, en breve, te enseñamos qué es la gestión de proyectos, cuáles son los procesos y el rol del jefe de proyectos.
Definición de gestión de proyectos
La gestión de proyectos es una práctica crítica que aplica conocimientos de procesos, habilidades, herramientas, resultados y técnicas para garantizar el éxito y cumplir los objetivos y requerimientos.
Enfrentamos proyectos en nuestra vida cotidiana, en los negocios y en casa. En el trabajo, es posible que contribuyas con una entrega (como un informe, una página web, una herramienta o un producto) y en casa, puedes estar preparando el almuerzo, planificando unas vacaciones o remodelando tu casa.
Estos y muchos otros ejemplos son proyectos reales que tienen un comienzo y un final definido, un objetivo, una meta y recursos. Y todos requieren algún tipo de gestión. En los negocios, los proyectos son, por lo general, operaciones únicas que se ejecutan para cumplir objetivos específicos.
Algunos ejemplos de proyectos serían el desarrollo de un software para aumentar la productividad de los empleados, la construcción de un edificio para realizar eventos comunitarios o el diseño de una página web para disminuir el volumen de llamadas de un negocio.
Todos estos tipos de proyectos requieren de un equipo de personas responsables de distintos aspectos de la entrega. Por ejemplo, es probable que veas a un diseñador, desarrollador y redactor trabajando en proyectos de diseño web.
En muchas instancias, un jefe de proyectos es la persona idónea encargada de estos proyectos para garantizar que el equipo entregue el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y cumpla con los objetivos propuestos. Entonces, si te preguntas qué es la gestión de proyectos, no es una herramienta o una persona, sino una práctica.
¿Qué hace el jefe de proyectos?
No importa dónde trabajan (construcción, consultorías, equipos de marketing, manufactura, equipos de recursos humanos, desarrolladores de software y planificadores de eventos) o los tipos de proyectos que gestionan, los jefes de proyectos son los encargados de defender sus equipos, clientes, falta de comunicación, incumplimiento de plazos y cualquier otra falla.
Asimismo, defienden el bienestar de las personas involucradas en sus proyectos y buscan tomar o facilitar decisiones estratégicas que defiendan los objetivos. Este trabajo requiere de una gestión de los detalles administrativos de un proyecto y los involucrados en él.
Si bien los jefes de proyectos suelen trabajar de forma paralela, para ser altamente efectivos, necesitan ser parte de las conversaciones estratégicas de los proyectos más grandes.
Roles y responsabilidades de los jefes de proyectos
Como mencionamos líneas arriba, el rol e, incluso, el nombre puede diferir un poco de un lugar a otro, pero las tareas básicas de este profesional en un equipo son muy consistentes (aunque algunas pueden ser menos formales que otras). El rol del jefe de proyectos involucra muchas tareas y responsabilidades, entre ellas:
- Enfoques tradicionales
- Metodologías ágiles
- Cambiar metodologías de gestión
- Metodologías basadas en procesos
- Planificar y determinar el alcance
- Establecer y gestionar las expectativas
- Elaborar procesos
- Crear planes de proyectos
- Administrar tareas
- Planificar recursos
- Estimar el tiempo y el costo
- Analizar y gestionar riesgos y problemas
- Monitorear e informar el estado de los proyectos
- Liderar un equipo
- Influenciar de manera estratégica
- Facilitar la comunicación y colaboración
- Planificar y facilitar reuniones
Proceso para gestionar un proyecto
No existe una sola manera de ejecutar todos los proyectos. Verás que la mayoría de organizaciones pasan mucho tiempo cometiendo errores y adaptando su proceso para que funcione bien, solo para darse cuenta de que cuando pensaban que estaba bien, debían modificarlo de nuevo.
Cuando investigues los procesos de la gestión de proyectos, descubrirás que la mayoría de modelos identifican tres fases básicas para organizar las actividades:
1. Investigar, descubrir y planificar
Por lo general, una organización investigará para determinar la validez de un proyecto. Puede ser investigación de mercado, investigación de usuario, análisis competitivo, etc. Estos son los pasos fundamentales en el proyecto que ayudarán a establecer objetivos y requerimientos para lo que se debe diseñar o construir.
2. Ejecutar
Una vez que se planifica el proyecto, es hora de ejecutarlo. La ejecución se puede manifestar de distintas maneras, utilizando distintos procesos. Básicamente, lo que encontrarás en esta fase es tiempo para la colaboración, creación, revisión e iteración.
Los equipos colaborarán con los grupos de interés para presentar su trabajo, aceptar retroalimentación y completar las entregas. Esta suele ser la fase donde suceden cambios, retrasos y, a veces, conflictos. Por ello, el jefe de proyectos debe ser más activo en esta etapa.
3. Probar, medir y repetir
Luego de poner en marcha un proyecto, es hora de garantizar que esté siguiendo bien sus objetivos. En un proyecto ágil, un producto mínimo viable se ejecutará para obtener una retroalimentación rápida para repetirlo.
En los proyectos en cascada, los productos completos se ejecutarán y probarán. En cualquier caso, los resultados de las pruebas revelarán lo que está funcionando o no para los usuarios y las partes interesadas.
Hasta aquí, te hemos explicado qué es y cuáles son los procesos de la gestión de proyectos, así como los roles y responsabilidades del jefe de proyectos. En cualquier organización, sin duda, cumple un papel vital para llevar a cabo las actividades y cumplir los objetivos.
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